Bliv mere effektiv – brug de her 3 strategier.
Uanset om du er selvstændig, eller du bare vil udnytte tiden bedre på dit job eller hjemme, er der 3 grundlæggende ting, der er nødvendige at tænke på. Ved at lære og derefter bruge disse bevidst, vil du ikke kun øge din effektivitet, men du vil også få det bedre mentalt.
Planlægning
Ja, du har travlt. Alle har travlt her op til jul. Det gælder, uanset om du er hjemmegående forælder, der bruger hvert minut på børn og hjem, eller om du er administrerende direktør – alle har travlt lige nu! Alle har også samme antal timer hver dag til at få gjort tingene – døgnet har 24 timer, uanset hvem man er. Husk det, hvis du har hang til at tro – og måske undskylde med – at din situation er helt forskellig fra alle andres.
Det handler om planlægning! Det absolut vigtigste første skridt at skrive en overordnet liste over de ting, du regner med og ønsker at nå. Skriv alle de ting ned, der er på din daglige eller ugentlige to-do-liste OG alt det andet. Grunden til at skrive denne liste er, at indtil du skriver det ned, har du sandsynligvis ikke en reel forståelse af, hvor mange ting du forsøger at finde tid til hver dag!
Skriv hver eneste ting ned, som du gør, både privat og professionelt, der tager 5 minutter eller mere. Din liste kan fx bestå af ting som:
Privat: Sove, tage en pause, klare personlig hygiejne som bad og at lægge makeup m.m., spise, tale i telefon, tage sig af børn, bruge tid sammen med familien, købe ind, surfe på internettet, tjekke sms´er, træne osv. osv.
Professionelt: løsning af diverse faste arbejdsopgaver, besvarelse af mails, udvikling af en eksisterende arbejdsopgave, notering eller lignende forskellige steder on- eller offline, aftaler og snak med kolleger eller medarbejdere, møder, rejsetid, sparring, optimering og/eller vedligeholdelse af egne kompetencer i form af ex kursusaktivitet osv.
Når du har din overordnede samlede liste over ting, som du gør hver dag eller hver uge, skal du tage et REALISTISK kig på, hvor meget tid du skal bruge på hver af disse aktiviteter og notere det ned. – men se mere herunder først!
Vær realistisk omkring det reelle tidsforbrug
Det er vanvittigt vigtigt, at du skriver det reelle tidsforbrug ned, altså hvor meget tid du rent faktisk bruger på hver af punkterne på listen. Du kommer nemt til at undervurdere, hvor meget tid du faktisk bruger på de ting, du gør regelmæssigt. Hvis du for eksempel bruger 4 timer om dagen til at læse og svare på mails, men du tror, det lyder vildt at bruge 4 timer, så løses det altså ikke ved, at du kun regner med – og planlægger ud fra 2 timer om dagen.
Hvis din rejsetid til arbejde er 60 minutter, men der også går 30 minutter om morgenen og igen om aftenen med at komme frem og tilbage til din bil, bus eller cykel, starte eller lukke din computer og sige hej til familie og kolleger osv. – ja, så skal du regne det med i din tidsplan.
At være realistisk i forhold til de mange ting, der tager tid hver dag, er svært for de fleste mennesker. Vi regner ikke ind, at der går så meget tid på en 8 – 10 timers arbejdsdag med andet end selve arbejdet. Vi har en tendens til mentalt at blokere for de ting, der ikke er produktive. Men: uanset om du bruger tiden effektivt eller ej, tikker uret stadig i samme tempo. Det er en øjenåbner at forstå, hvor meget tid du bruger hver dag på IKKE at udføre opgaver. Så kan du lave en ny realistisk to-do-liste ud fra punkt 1 og 2.
Hold fast i din plan
At planlægge din tid og være realistisk omkring, hvor lang tid, det tager at få tingene gjort, er kun begyndelsen. At indse, at du har mange ting, der skal gøres hver dag, og at du kan ændre på nogen af dine vaner eller daglige rutiner, er simpelthen ikke nok til at skabe varig forandring. Du skal konsekvent holde fast i dine planlægningsstrategier og følge op på, om de reelt øger din effektivitet. Hvis du vælger at forlade dit hus 30 minutter tidligere for at undgå myldretrafikken, men kun gør det engang imellem, giver det dig ikke rigtig noget ekstra tid på lang sigt.
Lige sådan i forhold til at undgå hyggesnak med kolleger eller medarbejdere en dag for så at falde i en 20-minutters samtale med dem den næste dag – det hjælper ikke set i det store perspektiv. Og at undgå hjemlige distraktioner hver mandag og tirsdag, for derefter at være smådoven eller lave et hav af overspringshandlinger ved udgangen af ugen, giver dig altså ikke synderlig gevinst.
Uanset hvilke veje du vælger for at blive mere effektiv, skal du følge de 3 grundlæggende startegier, der netop er nævnt:
Planlæg din tid, vær realistisk omkring, hvad du kan nå hver dag, og hvor lang tid det tager, og hold dig så til din gode plan.
Det gælder både privat og professionelt: tiden er dyrebar, så brug den bedst muligt!
